The Weir Group PLC

  • 2018-18657

    Posted Date 2 weeks ago(6/6/2018 8:28 PM)
    Title
    Adjoint(e) administratif(ve) aux Ressources humaines / HR Administrative Assistant
    Location
    CA-QC-SAINT-LAURENT
    Shift Schedule
    Day
    Manages Others
    No
  • Company Profiles

    The Weir Group has been making our global customers more efficient for nearly 150 years. Our committment to innovation began in 1871 when two engineers, brothers James and George Weir, found a new way to improve steamship performance. 

     

    Our 14,000 people, operating in more than 70 countries, are dedicated to creating innovative engineering solutions which make our global customers more efficient. For more information on The Weir Group PLC please visit our corporate website

     

    Business Need / Purpose of Role

    Le service des ressources humaines de Weir Canada Inc. est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) aux Ressources humaines pour se joindre à son équipe. Ceci est un poste temporaire pour l'été 2018. 

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    The Weir Canada, Inc. Shared Services HR Department is searching for an HR Administrative Assistant to join their team. This is a temporary position for the summer of 2018.

    Objectives & Measurement - Key Responsibilities

    Y compris mais non de façon limitative :

    • Offrir une assistance dans le bon fonctionnement des activités quotidiennes du service des ressources humaines
    • Tenir à jour les dossiers d'employés et le système de classement des RH
    • Être capable d'exercer une variété de fonctions de complexité moyenne
    • Être responsable du courrier quotidien entrant et sortant et du courrier interne
    • Toute autre fonction assignée

     

    Santé et sécurité : principales responsabilités et exigences :

    • Pouvoir travailler de manière à assurer sa propre sécurité et celle des autres
    • Pouvoir démontrer la conformité aux procédures de sécurité et aux obligations juridiques de la Compagnie
    • Reconnaître, signaler et résoudre les risques identifiés
    • Avoir la confiance et la capacité d'intervenir lors de la prestation de pratiques considérées comme dangereuses
    • Encourager et promouvoir une culture « Zéro blessure »
    • Être conscient des restrictions physiques en fonction des exigences du poste

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    Including but not limited to:

    • Assisting with the day-to-day efficient operation of the HR office
    • Maintaining employee files and the HR filing system
    • Data Entry
    • Ability to perform a variety of duties of moderate complexity
    • Orders internal office supplies
    • Responsible for daily incoming and outgoing mail and inter-office mail
    • Other duties as assigned

     

    Health & Safety : Key Responsibilities & Requirements:

    • Able to work in a manner that ensures the safety of themselves and others
    • Able to demonstrate compliance to company safety procedures and legal obligations
    • Recognise and report and resolve hazards identified
    • Confidence and ability to intervene on practices deemed to be unsafe
    • Engage and promote a zero harm culture
    • Be aware of physical limitations based upon job requirements

    Job Knowledge / Education and Qualifications

    Éducation/expérience :                    
    Titulaire d'un diplôme universitaire ou étudiant(e) et une connaissance approfondie des applications informatiques et des logiciels utilisés par la compagnie. La connaissance du fonctionnement d'un service des ressources humaines sera considérée comme un atout, mais n'est pas obligatoire. Le bilinguisme est obligatoire. Le titulaire du poste doit être orienté vers le service à la clientèle et avoir un esprit d'équipe tout en ayant une bonne capacité de mener plusieurs tâches.

     

    Compétences linguistiques :

    Le titulaire du poste doit obligatoirement être bilingue (français et anglais). Excellentes capacités de communication verbale et écrite.

     

    Connaissances informatiques :

    Maîtrise des applications de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point)  

     

     

    Habilités de raisonnement :

    Capacité de faire preuve de bon sens lors de l’exécution des instructions fournies par écrit, oralement ou sous forme graphique. Capacité de résoudre des problèmes comportant plusieurs variables concrètes dans des situations normalisées.

     

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    Education/Experience:                    
    University graduate or student combined with an excellent knowledge of computer applications and the software used by the company. Knowledge of how a Human Resource Department functions would an asset but not a must. Bilingualism is a must. Must be a customer service oriented, team player with strong multi-tasking skills.

     

    Computer Skills:

    Proficiency in Microsoft suite (Word, Excel, Power Point)  

     

    Language Skills:

    Bilingualism (English & French) is a must. Excellent writing and oral communication skills.

      

    Reasoning Ability:

    Ability to apply common sense understanding to carry out instructions furnished in written, oral, or diagram form.  Ability to deal with problems involving several concrete variables in standardized situations.

     

     

    Core Competencies

    Pour bien effectuer les tâches associées à cet emploi, le titulaire du poste doit démontrer qu’il/elle possède les compétences suivantes :

     

    Compétences interpersonnelles – Se concentrer sur la résolution des conflits et non sur le blâme; respecter la confidentialité; écouter les autres sans interrompre; contrôler ses émotions; être ouvert aux idées des autres et essayer de nouvelles choses.

     

    Travail d’équipe – Assurer un équilibre entre les responsabilités personnelles et celles de l’équipe; faire preuve d’objectivité et d’ouverture envers le point de vue des autres; donner et accepter des commentaires; contribuer à un renforcement positif de l’esprit d’équipe; placer la réussite de l’équipe devant ses propres intérêts; être capable de renforcer le moral des membres de l’équipe et leur engagement envers les buts et les objectifs; appuyer les efforts déployés par tous pour favoriser le succès.

     

    Motivation – Établir et atteindre des objectifs ambitieux; faire preuve de détermination et surmonter les obstacles; être en mesure de s'évaluer par rapport aux normes d'excellence; prendre des risques calculés pour atteindre les objectifs.    

     

    Santé et sécurité – Respecter les procédures de santé et de sécurité; déterminer les mesures appropriées à prendre au-delà des directives; signaler des conditions potentiellement dangereuses; bien utiliser l'équipement et les matériaux.

     

    Assiduité/Ponctualité – Être cohérent dans son travail et ne pas arriver en retard; veiller à ce que les responsabilités de son poste soient accomplies en cas d'absence; arriver à temps aux réunions et aux rendez-vous.

     

    Fiabilité – Suivre les instructions, répondre aux demandes de la direction; être responsable de ses propres actions; respecter ses engagements; s'engager à travailler de longues heures, lorsque nécessaire, pour atteindre les objectifs; accomplir les tâches assignées en temps opportun ou fournir un plan de rechange à la personne concernée.

     

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    To perform the job successfully, an individual should demonstrate the following competencies:

     

    Interpersonal Skills - Focuses on solving conflict, not blaming; maintains confidentiality; listens to others without interrupting; keeps emotions under control; remains open to others' ideas and tries new things.

     

    Teamwork - Balances team and individual responsibilities; exhibits objectivity and openness to others' views; gives and welcomes feedback; contributes to building a positive team spirit; puts success of team above own interests; able to build morale and group commitments to goals and objectives; supports everyone's efforts to succeed.

     

    Motivation - Sets and achieves challenging goals; demonstrates persistence and overcomes obstacles; measures self against standard of excellence; takes calculated risks to accomplish goals.

     

    Safety and Security - Observes safety and security procedures; determines appropriate action beyond guidelines; reports potentially unsafe conditions; uses equipment and materials properly.

     

    Attendance/Punctuality - Is consistently at work and on time; ensures work responsibilities are covered when absent; arrives at meetings and appointments on time.

     

    Dependability - Follows instructions, responds to management direction; takes responsibility for own actions; keeps commitments; commits to long hours of work when necessary to reach goals; completes tasks on time or notifies appropriate person with an alternate plan.

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